仕事をしていると言われた事を急いでメモを取り指示通りに仕事を進めたり、過去に何があったのか、どういう経緯でそうなったのかを確認しなければならないシーンがあります。
単純にメモを取るというのは社会人として当たり前なのかもしれませんが、筆者は字が汚いだけでなく速記が下手で、時間が経ってから読み返すと何かわからない事が多々あります。
今の会社に入った時に運よく仕事のできる上司に仕事の効率化の方法をいくつか教えていただく機会があり、その中でも最も効果があった「セルフ日誌」について書いてきます。
今回は主にデスクワーク向けの方への内容になるかもしれませんが参考になれば嬉しいです。
今回の結論を先に書くと「セルフ日誌は記録用のメモとアウトプットも兼ねており理解度が上がる」です。
劇的に仕事の効率化が進む「セルフ日誌」のススメ
１.セルフ日誌とは何か
そもそも「セルフ日誌」とは何か？というところからお話すると、まさに「自分用に見返す為だけの日誌」です。
日誌といってもその日にあったことを長い文章でまとめるのではなく、何か覚えておく事や重要な事がある度に箇条書きでエクセルにメモをしていきます。
例
5月1日（金）
○○会社〇〇様来社。6月中旬までに会議用の資料に使うデータをメールで送って欲しいとのこと
本社〇〇さんより電話あり。単価の変更は1500円に決定。5月16日より金額に反映して請求書発行。
…といった感じで書いていきます。
エクセルであれば普段から使い慣れたメモ帳やノートのようなレイアウトにする事ができますし自分の好きなカラーで色分けも可能です。
ワードでももちろん可能ですがエクセルの方が月毎にシートを変えたり検索した時に見やすいので、筆者はエクセルで記録しています。
２.セルフ日誌のメリット
ここからは実際にどんなメリットがあるのかを書いていきます。
メリット①：時系列で書け、検索も容易
起こったことを次々と書いていくだけなので、時系列や経過が後で見てもわかりやすいです。
またシート全体を選択してキーワードで検索すればすぐに該当箇所を抽出可能なので、過去の案件だったり進行中の案件について「〇〇の件はどうなったっけ？」と上司に言われてもすぐに検索が可能です。
例えば当初A案で進めていた案件が急遽B案に変更になった場合、単にB案になった事だけでなくA案からB案に変更になった理由の詳細を書いておくと後で見返した時に効果を発揮します。
ちなみに筆者は上記に加えて、わからないことを相談した時や突発的なアクシデントがあった時に上司がどのように判断してどういった結論を出したのかに着目して日誌を書くようにしています。
結論だけを書くと次に活かせない場合があるので経過も記録しておくと後々捗ります。
メリット②：アウトプットするため理解し身に付く
忙しいとその場で入力したりすることは難しいですが、走り書きのメモを見ながらきちんとした文章にしてアウトプットするので自然と「どこがわからないのか」「要点はなんだったのか」が明確になります。
手書きでも走り書きのメモを清書することはできますが、パソコンに入力すれば修正しながら文章を構成できるのでよりわかりやすい文章を記録として残せます。
字が汚い筆者にとっては手書きは相性が悪いです…。
アウトプットの際に自分の中で要点を一つ一つを理解するというプロセスを挟むので、「何がわからないのかわからない」状態から脱する事ができ少しずつが理解力がついてきます。
アウトプットに関してはこちらの記事でも言及しています。
メリット③：短文の文章が書けるようになる
セルフ日誌なので誰に見せるわけでもありませんが、一つの事柄に対して簡潔に書けるようになっていると報告書などの短い文章を書く時が楽になります。
また、急に過去に行った仕事や研修の報告書やレポートを出してほしいと言われたとしても日誌に書いていればすぐに検索をかけてその文章を拾えば再現可能になるというメリットがあります。
３.セルフ日誌の注意点
メリットが多いセルフ日誌なので是非導入していただきたいですが、注意点もいくつかあります。
注意点①：不確定な内容や主観が入らないようにする
どうしても自分の考えや主観を書いてしまいがちですが、事実や正しいことだけを書きましょう。
後から見返しても主観と事実が混ざっているとわかりにくいですし、信憑性が低ければ意味がなくなってしまいます。
注意点②：敬称はつけるようにする
基本的に人に見せない前提ではありますが、何かの拍子に人に見られたり癖で社外の方を呼び捨てにしてしまう危険性を避けるために「〇〇課長」や「〇〇さん」といった敬称は付けて書いています。
文体もビジネスで使う事を前提として堅い文章に合わせておくのがベストです。
注意点③：バックアップはこまめに取る
紙ベースで保管することがないので管理も楽ですがバックアップを取っておかないと大変なことになるので必ず定期的に取るようにしましょう。
筆者は月が替わる事にバックアップを取っています。
ミニマリスト的には紙を使わないメモは効率的で気持ちが良いです。
普段の効率化記事はこちら
４.今回の屍ポイント
今回は仕事の効率化が進むセルフ日誌について書いてきました。
まとめると
- セルフ日誌は自分用の記録
- 箇条書きで記録
- 後でキーワード検索できるソフトが便利
- アウトプットするため理解度が上がる
- 文章力がつく
- バックアップはこまめに
となります。
実際に上司に勧められて半信半疑で始めたのですが、いざ始めてみると簡単ですし仕事柄進捗の細かい管理や過去に遡って調べる事が多いこともあって時系列順に書き残せる日誌は今ではかなり重宝しています。
月ごとにエクセルのシートを替えて記録をつけていますが、キーワードで検索をかければ１年分の記録でも５分もかからず抽出する事ができるので紙ベースよりも良い点だと感じています。
職業によっては全く使えない方法かもしれませんがスマホでも記録自体は可能なので、もし効率化を図りたいとお考えの方がいらっしゃったらトライアルで行ってみて下さい。
誰かの何かのお役に立てれば幸いです。